El representante legal es uno de los participantes más relevantes dentro de toda sociedad. En sí, no todas las organizaciones privadas están obligadas a contar con uno, pero de igual forma, tener una figura de esta clase facilita sobremanera las operaciones al exterior de la sociedad. A continuación te explicamos todo sobre este importante funcionario.
¿Qué es un representante legal?
Un representante legal es una persona que actúa en nombre de la empresa a la hora de realizar los trámites que se relacionan con su administración. Entre sus atribuciones se encuentran tomar decisiones y asumir compromisos que luego serán aplicados a la sociedad.
En otras palabras, este encargado tiene como responsabilidad dentro de la organización llevar a cabo negocios y cumplir con los derechos y obligaciones de su representado. Sin embargo, dicha representación es de acuerdo a las condiciones que se han pactado en el momento de otorgarla.
Este rol, en general, lo asume el gerente de la institución, aunque de igual forma puede realizarlo una persona externa que se dedique únicamente a cuestiones legales y no organizacionales o administrativas. Por lo demás, este profesional ha de cumplir con ciertos requisitos declarados por el Servicio de Impuestos Internos. Estos son:
- Ser una persona natural.
- Ser mayor de 18 años.
- Tener residencia en Chile.
¿Cuándo debo designar a un representante legal?
En nuestro país, todas las sociedades, sin importar su tipo o tamaño, deben obedecer con ciertas obligaciones legales para llevar a cabo su funcionamiento. A la vez, todo particular que desee iniciar actividades en Chile, así como las compañías extranjeras, han de contar con una figura de esta clase que esté registrado en el Servicio de Impuestos Internos.
A grandes rasgos, nombrar a este gestor es necesario cuando has constituido un negocio que integra varios participantes o socios, por lo que estos deben delegar las responsabilidades de todo orden en un solo individuo. Esta persona estará a cargo de llevar adelante los procesos en el nombre de todos los fundadores.
Si se da el caso de que has constituido una empresa unipersonal, como una E.I.R.L, por ejemplo, no es necesario que designes un representante legal externo, ya que tu mismo puedes cumplir con las labores administrativas, firma de contratos y documentos, contratación de empleados, etcétera. Sin embargo, si esta crece, entonces te recomendamos que dispongas de un delegado de esta índole para que te facilite determinados trámites y asuma determinadas labores que agilicen los procesos de tu negocio.
¿Cómo designar a un representante legal?
Para designar uno que esté acorde a lo que tu empresa requiere, primero que todo es fundamental que tengas completa confianza en esta persona. La cercanía profesional con este individuo será muy beneficiosa para la relación entre de los constituyentes de la organización y este profesional.
En cuanto a los trámites específicos, en primera instancia tienes que acercarte a una notaría en cualquier parte de Chile para crear una escritura pública o privada autorizada frente al notario. En este paso, lo más relevante es acreditar la autenticidad del individuo que asumirá este rol con la cédula de identidad o un pasaporte que esté al día.
También es posible designar a un delegado que se encuentre fuera de Chile. En este caso, el trámite antes mencionado debe realizarse ante los ministros de fe o autoridades de país en el cual se halle el futuro representante legal. A la vez, la escritura pública o privada realizada en el país de estancia del representante tiene que, necesariamente, estar validada por el Cónsul de Chile en dicho país. Si esa nación no tiene cónsul, entonces deberá ser presentado ante la autoridad correspondiente.
Finalmente, estos documentos tienen que ser visados en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile. Este paso es primordial, pues es cuando se acredita la validez legal y autenticidad de dichos documentos. Sin cumplir con este trámite, todo lo anterior no tiene ninguna relevancia.
¿Qué funciones cumple un representante legal?
Las tareas de este delegado son bastante específicas y varían en función del grado de condiciones y los acuerdos a los cuales se han llegado a acuerdo entre las partes. Entre las principales se hallan las siguientes:
- Llenar y firmar formularios.
- Celebrar y ejecutar los contratos necesarios para llevar a cabo todas las actividades de la sociedad que.
- Realizar escrituras.
- Amparar el buen desempeño de la operatividad de la empresa.
- Implementar las ideas, requerimientos y órdenes impartidas por la junta de accionistas o junta directiva.
- Llevar adelante la inscripción de Rol Único Tributario.
- Realizar la declaración de Inicio de Actividades.
¿Cómo cambiar al representante legal?
Si se da el caso de que el representante legal de tu empresa no cumpla a cabalidad con sus tareas y no estés contento con su desempeño, o ya no pueda seguir en sus funciones, siempre tienes la posibilidad de sustituirlo.
Una vez los socios o portavoces de la organización han aprobado el cambio, el reemplazo de este delegado sigue los mismos pasos que cuando se ha nombrado al mismo. En corto:
- Modificación de la escritura de la sociedad para que esta indique a la nueva persona natural responsable.
- Legalización de la nueva escritura ante un notario.
- Publicación del nuevo extracto de modificación en el Registro de Comercio.
- Dar a conocer dicho cambio al Servicio de Impuestos Internos.
- Llevar a cabo la publicación de esta alteración en el Diario Oficial.
Sea cual sea tu caso concreto, ten en cuenta que un representante legal cumplirá con uno de los roles más relevantes al interior de tu organización, eso no lo olvides. Este delegado tendrá el poder de modificar aspectos administrativos de la sociedad, lo cuales definirán el funcionamiento de la misma en cuestiones tan importantes como firma de contratos y documentos, adquisiciones, contratación de personal, etcétera.
Si tienes alguna duda sobre el tema, te animamos a asesorarte con un profesional en el caso de que estés por constituir tu empresa y requieras de un profesional de estas características. Te ahorrará multitud de trámites y te liberará de responsabilidades para que tu negocio funcione mucho mejor.