¿Qué son las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas suponen un avance tecnológico que ha venido a solucionar, en gran medida, los problemas de burocracia. A la vez, este sistema facilita los procesos de firma de documentos, contratos y acuerdos, lo que evita trámites engorrosos que atrasan los procesos. En este artículo profundizaremos en estas firmas virtuales para que sepas cuándo utilizarlas.
¿Qué son las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas son rúbricas virtuales conformadas por un código alfanumérico que se asignan a cada empresa o individuo para presentar o validar su identidad ante la aceptación de un documento electrónico en una plataforma informática.
Como tal, las firmas electrónicas son el equivalente virtual de las clásicas firmas efectuadas a mano y marcadas con un sello húmedo. En sí, permiten verificar la autenticidad de un documento o de una transacción electrónica y de las partes que lo han acordado.
Como firma única que comprueba la identidad de una sola organización o persona, es intransferible y, gracias al código alfanumérico, se encuentra protegida de posibles falsificaciones. Además, incorpora registros de tiempo para dificultar aún más los posibles plagios. Asimismo, como su uso es electrónico, puede ser rastreada con facilidad. En este sentido, las leyes actuales le dan la misma validez que a las firmas tradicionales.
¿Para qué sirven las firmas electrónicas?
La razón de las firmas electrónicas va más allá de simplemente verificar la autenticidad de las transacciones electrónicas. De hecho, puedes utilizarlas en todo tipo de contratos.
Estas firmas son legales en la Unión Europea desde 2017. Hoy en día, se utilizan en más de 27 países del Viejo Continente. Es tan masivo su uso que incluso los congresistas y los jueces pueden promulgar proyectos de ley firmados de esta manera.
Entre las ventajas que conllevan estas firmas electrónicas en comparación con las tradicionales, destacan su rapidez, su menor costo y que puedan ser rastreadas y auditadas cada vez que sea requerido.
Como el mercado de las firmas electrónicas crece a diario, muchas empresas comienzan a ofrecer estos servicios, lo que baja los precios y mejora su seguridad. Además, se promueve la conciencia medioambiental, muy acorde a los tiempos actuales.
¿Son las firmas electrónicas legales en Chile?
Con la aprobación de la Ley de Firma Electrónica (LFE) promulgada en el año 2002, se legalizaron estas firmas para toda clase de documentos en territorio nacional.
Esta ley establece un principio de equivalencia entre los documentos redactados en papel y firmados a mano y los documentos electrónicos similares en cuerpo y forma. Es decir, la ley otorga la misma validez a los contratos suscritos por firma electrónica que a los firmados en soporte impreso.
Recuerda que, según la legislación de nuestro país, toda firma electrónica es considerada válida hasta que se demuestre lo contrario con pruebas contundentes. Esto solo sucede en unos pocos países, entre los que se encuentra Chile.
Tipos de firmas electrónicas que se usan en Chile
La ley antes mencionada reconoce dos tipos de firmas electrónicas en Chile: la firma electrónica simple (FES) y la firma electrónica avanzada (FEA).
La FES emplea cualquier símbolo o proceso electrónico para validar la identidad del titular ante el receptor del documento firmado electrónicamente. Como tal, este tipo de firma considera varias opciones:
- El nombre del titular al final de un correo electrónico.
- El nombre del titular en un e-mail enviado desde la cuenta personal de este.
- La firma manuscrita escaneada del titular. Dicha imagen va insertada al pie del documento electrónico.
- Todo tipo de marca, seña o acción solo posible en medios electrónicos que permita validar la identidad del emisor del documento de manera fidedigna.
En cuanto a las firmas electrónicas avanzadas, has de saber que se certifica a través de un prestador de servicios u operador acreditado, que debe contar con mecanismos de seguridad avanzados. La FEA es vinculada al titular mediante mecanismos tecnológicos, los cuales le proveen el uso exclusivo de la firma y de todos los datos relacionados a esta.
Asimismo, cuenta con otros mecanismos de verificación de identidad que detectan usos no autorizados o modificaciones de la firma. Estos sistemas activan una alerta que indica la no validez del documento firmado.
¿Se pueden utilizar siempre las firmas electrónicas en Chile?
La ley actual establece el empleo generalizado de las firmas electrónicas, pero no en todos los casos. Hay algunas situaciones en las que no podrás hacer uso de estas firmas.
Por ejemplo, no se aceptan las firmas electrónicas en documentos relacionados con derechos de familia, es decir, matrimonios, divorcios, defunciones, herencias, adopciones, etcétera. En estos casos, las autoridades piden una escritura pública que no se puede firmar mediante plataformas electrónicas.
El Código Orgánico Tributario exige que las escrituras públicas se realicen con la concurrencia de ambas partes , las que comparecen ante notario público. Esto también aplica para servidumbres o venta de inmuebles, así como para la constitución de hipotecas. Otros casos en los que se prohíbe el uso de las FES son:
- Copias electrónicas de escrituras públicas. Estas deben llevar la FEA del notario para ser validadas.
- En el caso de los certificados del Registro Civil, también debes contar con la FEA del notario.
- Para mandatos judiciales. Estos deben tener una FEA del mandante.
¿Qué beneficios conlleva adoptar las firmas electrónicas?
En primer lugar, las firmas electrónicas reducen el tiempo de obtención de permisos para diversos rubros. Por ejemplo, en el sector de la salud, disminuyen los tiempos requeridos para conseguir las firmas para realizar intervenciones quirúrgicas.
A la vez, facilitan la fluidez y administración de las cadenas de suministros del sector industrial. De esta forma, se mejoran las ventas y la satisfacción del cliente.
Por otro lado, esta tecnología mejora la eficiencia de tu empresa, ya que concreta los negocios en menos tiempo y reduce los costos. Además, puedes actualizar contratos de manera más rápida, lo que favorece la producción.
Ahora ya estás informado sobre los puntos más relevantes de las firmas electrónicas. Si tienes una empresa, te aconsejamos utilizarlas cada vez que te sea posible, pues esta tecnología facilita los procesos de gestión de documentos al interior de tu organización.
