Preguntas frecuentes Oficina virtual
En palabras simples, una oficina virtual es un lugar al que le delegas las tareas administrativas, legales, jurídicas, etc. Se usa principalmente como medida estratégica para abaratar costos de este tipo.
Los servicios que provee son:
- Secretaria: Una persona especifica designada para recibir tu correspondencia, atender a los posibles clientes que lleguen, tomar recados, contestar llamados, etc.
- Numero de teléfono exclusivo para tu empresa: Las oficinas virtuales, por lo general, también te pueden proveer de un numero telefónico exclusivo para tu negocio, de manera que tus clientes puedan llamar y ser atendidos por una secretaria.
- Dirección Comercial y Tributaria: Son las direcciones necesarias para formalizar tu empresa ante el SII. Esta dirección debe ser una que esté declarada para uso comercial y domiciliaria; De esta manera no será necesario gastar en un lugar físico para empresas que no lo necesitan.
- Oficinas: En caso de que necesitaras una oficina física para operar por periodos cortos de tiempo, reuniones o charlas, las oficinas virtuales pueden proveerte de estos lugares y solo pagaras por la cantidad de horas que uses, abaratando tus costos fijos si no necesitas una oficina en horario completo.
Las oficinas virtuales son principalmente útiles para los siguientes casos:
- PYMES dedicadas a los servicios: El nicho principal al que apuntan las oficinas virtuales son las empresas de servicios que quieran abaratar costos operacionales debido a que no usan lugares físicos para operar.
- Emprendedores que usen oficinas esporádicamente: abogados, psicólogos, contadores, etc; personas que debido a los servicios que ofrecen, necesitan por períodos cortos de tiempo una oficina para atender clientes, además de los servicios de secretaría y dirección tributaria y comercial.
- Empresas Transnacionales: Por la naturaleza de estas empresas, el servicio de oficina virtual es una gran alternativa, puesto que reduce al mínimo los gastos operacionales y facilita la atención de clientes.
Si estas buscando formar una empresa que ofrezca servicios y que no necesite, en gran medida, un lugar físico para operar, pero si necesitas una secretaria, alguien que reciba tu correspondencia y un lugar en el que atender a tus clientes, la oficina virtual es tu mejor opción.
Pueden ayudarte en el desarrollo de tu negocio desde el inicio de este como también en el proceso de crecimiento. Esta ayuda consiste en distintos servicios, como por ejemplo:
- Asesoría respecto al giro que puedes usar ante el SII
- La realización de trámites para que tu empresa obtenga el permiso para facturar
- Con el servicio de secretaria virtual para atender los llamados telefónicos de tus clientes
- Arriendo de salas de reuniones u oficinas para la atención de tus clientes o trabajo con tu equipo de negocios
Para contratar, solo debes traer tu cédula de identidad y los datos de la empresa.
Si aun no formas la empresa podemos hacer un contrato con RUT en trámite para que puedas asignar nuestra dirección en la constitución de tu empresa.
Por supuesto que te sirve como dirección ante el SII, para ello los giros que deben estar ligados a tu empresa son: Venta por Internet, Venta al por menor no realizada en almacenes, o Empresas de venta a distancia.
Las empresas que pueden usar Oficinas Virtuales son principalmente las que no necesitan de una herramientas física para exhibir sus productos o bien por la naturaleza de sus servicios, los cuales operan principalmente en las instalaciones de sus clientes, por ejemplo:
- Empresas de Construcción en Obras Menores
- Empresas de Marketing y Diseño
- Empresas de Asesorías
- Empresas de Desarrollo de Software
- Empresas de Limpieza
- Empresas de Reclutamiento y Selección
Toda empresa o persona natural que desarrolle o ejerza cualquier tipo de actividad económica o comercial, debe pagar un permiso Municipal, llamado “Patente Comercial”. Este se obtiene, en la Municipalidad de la comuna donde se acreditó domicilio ante el Servicio de Impuestos Internos al momento de realizar el Inicio de Actividades o donde se tenga vigente la dirección de la empresa.
La Patente Comercial se paga Semestralmente, si no pagamos nos exponemos a multas. El no pagar patente comercial no es impedimento para emitir boletas o facturas, pero como se mencionó anteriormente nos exponemos a pagar multas ante el juzgado de policía local de la comuna donde tenemos vigente nuestro domicilio comercial.
No es necesario, en la cláusula 2 del contrato de arriendo firmado con Lofwork, señala que la renovación será de manera automática, por lo que el contrato firmado en primera instancia mantendrá su vigencia. Solo debe solicitar los datos para realizar la transferencia o pago vía web, una vez informado, la información se actualizará de manera automática en nuestra base de datos, independiente del período por el que se renueve.
Para terminar el contrato con Lofwork hay dos formas:
1. Realizar Cambio de domicilio de la empresa: Cuando se realiza cambio de domicilio ante el SII, este emitirá un certificado, el cual puede hacer llegar a Lofwork de manera física o por mail. Una vez recepcionado este documento se dará por finalizado el contrato.
2. Realizar Termino de Giro de la Empresa: Una vez realizado el Termino de giro, se debe enviar una copia vía mail o de manera presencial. Con esto se pondrá término al contrato con Lofwork.
Deberá pagar el proporcional por los meses adicionales que utilizó nuestra dirección al momento de renovar.
Si no se pudo establecer contacto con el cliente, Lofwork informará al SII que la empresa en cuestión, no tiene dirección vigente, lo que ocasionará el posterior bloqueo en la facturación de la empresa por parte del SII. Lofwork también estará en la facultad de informar al boletín Comercial por el no pago del servicio.
El departamento de renovación, se pondrá en contacto con el cliente entre 10 a 15 días previo al vencimiento para informar la futura renovación. Para esto es importante que los clientes nos mantengan informados de los cambios de números de teléfono o de correos electrónicos que puedan realizar durante el periodo que utilizan nuestros servicios.
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