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Todo lo que debes saber sobre una oficina virtual


Junto con la determinación de formalizar tu negocio vienen algunas decisiones económicas que son importantes, estas decisiones buscan en su mayoría comenzar el emprendimiento intentando disminuir costos que no son estrictamente obligatorios al inicio.


Una de las primeras decisiones cuando vas a crear tu empresa debe ser el lugar donde esta va a funcionar.


Si piensas en arrendar una oficina propia, al menos, debes considerar valores como:


  • Pago de arriendo.
  • Pago de garantía.
  • Comprar muebles.
  • La instalación de los servicios de internet y telefonía.

Eso ya te obliga a gastar más de lo que podrías, recuerda que uno de los objetivos de cualquier empresa es partir con el menor gasto posible, y así todo esto no salga de tu bolsillo, sino de lo que vaya generando tu empresa por ventas.


Dado lo anterior y buscando que el comienzo de tu empresa sea a un costo razonable y puedas invertir dinero en marketing para atraer clientes o en lo que a ti te parezca prudente, te voy a hablar sobre las Oficinas Virtuales.


Intentaré contestar preguntas como:


  • ¿Qué es y para qué sirve una Oficina Virtual?
  • ¿Qué servicios entrega una Oficina Virtual?
  • ¿Qué empresas pueden usar una Oficina Virtual?
  • ¿Qué Oficina Virtual es mas económica?

Ahora presta mucha atención a lo que te voy a señalar.


¿Qué es y para qué sirve una Oficina Virtual?


Las oficinas virtuales son empresas que te arriendan su domicilio fiscal o dirección para que la uses como si ella fuese la dirección de tu propia empresa.


Se usa como domicilio tributario ante el Servicio de Impuestos Internos, para que este organismo valide que tu empresa tiene una dirección valida ante ellos y así puedas iniciar las actividades de la empresa, te permitan emitir facturas y te visiten en ese domicilio si requieren información de tu negocio.


También, se usa como domicilio comercial, ya que todas las empresas deben obtener una Patente Comercial en la Municipalidad de la comuna donde tengan su dirección tributaria.


Recuerda que esta patente se paga de forma semestral y si no lo haces te verás expuesto a multas e intereses.


¿Qué servicios entrega una Oficina Virtual?


Como leíste, el primer servicio que entrega es el domicilio tributario y comercial para que tu empresa funcione correctamente, pero adicionalmente existen otros servicios relacionados para que descanses de temas administrativos y tu logres enfocarte en desarrollar los negocios que requieres.


Otros servicios que prestan son:


  • Recepción de Correspondencia: Al ser la dirección de tu empresa vas a recibir correspondencia de clientes, proveedores, organismos del estado, etc. Por ello es importante que la Oficina Virtual tenga personal permanente para recibir toda esa documentación y pueda informarte la recepción de ella lo mas rápido posible, ya que hay documentos que pueden ser de carácter urgente.

  • Trámites Administrativos: Si quieres evitar perder el tiempo haciendo trámites de cualquier índole, puedes solicitar al equipo de tu oficina virtual que los realice a tu nombre. De esta forma tu valioso tiempo puede ser mejor utilizado.

  • Teléfono Exclusivo para tu Empresa: Otra parte importante es contar con un número de teléfono exclusivo para tu empresa, sin duda le da mayor nivel si en tu tarjeta señalas un número de teléfono exclusivo, que además es respondido con un cordial saludo corporativo de tu marca.

  • Arriendo de Espacios: Deseas realizar una reunión con una, dos o más personas, las Oficinas Virtuales deben contar con espacios para que uses, ante cualquier situación, una reunión personal, una reunión ampliada, una video conferencia o una estación de trabajo.

Creo que el resumen de estos servicios es que las oficinas virtuales deben ser una extensión de tu empresa, que puedas usar como si fuera el espacio propio de tu compañía, y finalmente un equipo de apoyo para cualquier situación que requieras, desde algo domestico como la recepción de una llamada, hasta algo más grande como la asesoría por temas financieros y contables.  


¿Qué empresas pueden usar una Oficina Virtual?


El origen de las oficinas virtuales se dio para empresas que no necesitan una oficina comercial para su funcionamiento, también hay empresas que funcionan en las oficinas del cliente y pueden usar esta alternativa, veamos unos ejemplos:


Empresas de Asesorías: Ya sea asesoría en temas financieros, planificación estratégica, recursos humanos o cualquiera que pueda operar en las dependencias de un cliente puede utilizar nuestras oficinas virtuales para funcionar sin problemas.


Empresas que Realizan Venta de Productos: En el caso que vendas por Internet o realices una actividad de venta de productos no realizada en almacenes (por ejemplo, que vendes a medida que tus clientes realizan pedidos) podrás utilizar una oficina virtual para tu operación.


En el caso de que necesites almacenar productos, necesitarás registrar una bodega dentro del SII para que funciones sin inconvenientes.


Empresas de Construcción o Mantenimiento: Las empresas que son contratistas de grandes constructoras pueden utilizar una Oficina Virtual para su funcionamiento, también pueden hacerlo quienes se dedican a la construcción, mantenimiento de propiedades, edificios, etc.


Empresas de Informática o Tecnología: Cualquier empresa que realiza actividades informáticas, ya sea de desarrollo de sistemas o bien de plataformas tecnológicas, hablando de servidores, comunicaciones, etc. pueden utilizar los servicios


Empresas de Publicidad: En este ítem caben varias empresas, por ejemplo, empresas que realizan publicidad a través de Internet, ya sea Google AdWords, Facebook, etc. Por lo general lo utilizan personas que se dedican a servicios como Community Manager, diseño gráfico, impresores, etc.


¿Qué Oficina Virtual es mas Económica?


Hay innumerables opciones en el mercado, pero más que el precio, debemos pensar en la calidad del servicio, como te contaba anteriormente, la Oficina Virtual debe ser una extensión de tu negocio, por eso debes pensar que te gustaría que vieran tus clientes o proveedores si llegan a tu oficina preguntando por ti.


Creo que deberías leer esta nota antes de tomar una decisión

«5 puntos antes de contratar una oficina virtual»


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