Eleva el potencial de tu Pyme con la gestión de datos 

Escrito por:

Abraham Lazo

Una tendencia que más ha aumentado usuarios durante el último tiempo es la gestión de datos. Un recurso revolucionario que tiene como objetivo organizar los documentos y las facturas de una empresa en un sólo lugar y de forma digital. Por ende, adoptar esta medida resulta fundamental para el crecimiento eficiente y sostenible de una Pyme. En esta nota, exploraremos los puntos claves de este fenómeno, de qué trata y cómo es capaz de transformar la dinámica de un negocio hasta sentar las bases de su éxito. 

¿Qué es la gestión de datos? 

La gestión de datos o data management (en inglés) se refiere al proceso de almacenar y organizar la información de una organización de manera eficiente. Para ello, es necesario que los datos sean precisos y coherentes, por lo que se deben establecer estrategias que garanticen la calidad de lo recopilado. De este modo, se puede manejar la información de forma más planificada, aprovechando al máximo su potencial y tomando decisiones basadas en hechos. Algo fundamental dentro del entorno empresarial que les permite optimizar procesos y lograr objetivos comerciales. 

La información que se compila puede provenir de una amplia variedad de fuentes, dependiendo del contexto y el rubro empresarial de cada negocio. Algunos ejemplos son: transacciones comerciales; sensores y dispositivos IoT; redes sociales; páginas web; formularios y registros; apps; bases de datos; ERP; documentos y textos; archivos multimedia y registros de comportamiento del usuario. 

Así, es posible mantener en orden todas las operaciones que se realizan dentro de una empresa y, además, conocer el estado y los resultados de cada estrategia implementada. 

¿Cómo funciona el proceso de gestión de datos? 

El control de datos abarca diversas etapas diseñadas para asegurar que la información recopilada se utilice de manera eficaz. A continuación, te presentamos los pasos más comunes dentro del proceso: 

Recolección, almacenamiento y organización de datos: 

Se reúnen datos provenientes de sistemas internos, interacciones con clientes, proveedores y otras fuentes relevantes, ya sea a través de datos estructurados (bases de datos) o no estructurados (documentos). Dicha información se ordena y guarda de forma estructurada, dividiendo la información en categorías, etiquetas o campos específicos.

Integración y análisis: 

Luego, los datos se pueden combinar y fusionar para obtener una visión más completa y precisa. En esta misma fase, también se aplican técnicas de análisis para extraer información valiosa e identificar patrones, tendencias y relaciones. Esto puede implicar el uso de herramientas y softwares especializados.

Acceso, seguridad y cumplimiento: 

Tras organizar los datos, estos tienen que estar disponibles para todos los integrantes de una organización, por lo que será necesario crear informes y tablas de visualización. Junto con esto, se deben implementar medidas de seguridad para protegerse de accesos no autorizados, asegurando el cumplimiento de regulaciones y leyes relacionadas con la privacidad y manejo de información. 

Mantenimiento y actualización: 

Además de protegerse, los datos igualmente requieren de una mantención y actualización constante, en donde periódicamente se revisa la información para que esta siga siendo precisa y relevante. 

Evaluación y mejora: 

Y por último, se debe evaluar continuamente el proceso de gestión de datos para identificar áreas de mejora y optimización, realizando los respectivos ajustes y cambios en caso de ser necesario. 

A modo de resumen, el proceso de gestión de datos abarca desde la recolección inicial hasta el análisis, uso y mantenimiento constante de la información, con el objetivo de garantizar una toma de decisiones informada que permita a un negocio alcanzar el éxito.

¿De qué manera la gestión de datos puede beneficiar a tu emprendimiento?  

El control de datos puede brindarle una serie de ventajas significativas a una empresa, las cuales no sólo son capaces de potenciar las ventas, sino que también solucionan otras necesidades internas. Para mayor claridad, aquí te mostramos algunas formas en que la gestión de datos puede tener un impacto positivo en tu negocio: 

✔ Toma de decisiones informadas: Una organización de datos efectiva proporciona información precisa para tomar decisiones dentro de una empresa, basándose en datos concretos en lugar de suposiciones.

✔ Eficiencia operativa: Al tener los datos accesibles para todos, los procesos operativos se vuelven más eficientes. Puedes realizar tareas más rápido, reducir la duplicación de esfuerzos y mejorar la productividad de tu equipo.

✔ Mejora en la experiencia del cliente: La data management te permite conocer mejor a tus clientes y sus preferencias. Esto te deja personalizar tus productos y servicios para satisfacer sus necesidades, mejorando así su experiencia.

✔ Identificación de oportunidades: Con el control de datos, puedes identificar tendencias, patrones de comportamiento y nuevas oportunidades de negocio. Lo que te permite anticipar cambios y capitalizar nuevas áreas de crecimiento.

✔ Optimización de marketing: La gestión de datos te ayuda a segmentar y dirigir tus esfuerzos de marketing de manera más efectiva y precisa, logrando ajustar tus estrategias en función a la cantidad de respuestas.

✔ Reducción de costos: Los datos organizados pueden ayudarte a identificar áreas para reducir costos y optimizar tus recursos, eliminando gastos innecesarios y tomando decisiones más inteligentes. 

✔ Gestión de inventarios y suministros: Un control de datos adecuado te brindará un mayor control de tu bodega. Otorgándote la posibilidad de predecir la demanda, evitar la escasez y optimizar tus niveles de stock.

Como puedes ver, la organización de datos puede tener un impacto positivo en todas las áreas de tu Pyme, desde la toma de decisiones hasta la identificación de oportunidades de crecimiento. ¡Aprovechalas ya! 

Recomendaciones para adoptar la gestión de datos en tu Pyme 

En base a lo anterior, implementar la gestión de datos en tu empresa es un paso importante para optimizar tu trabajo y comprender de mejor forma los objetivos. Por eso, te presentamos 5 buenas prácticas para comenzar a usar este tipo de programas de manera eficiente:

1-Define objetivos claros: 

Identifica qué esperas obtener para tu negocio, elige si quieres mejorar la eficiencia operativa, la experiencia del cliente, o tomar decisiones más informadas. Tener claridad en tus metas te ayudará a enfocar tus esfuerzos y medir el éxito de tus iniciativas.

2-Selecciona las herramientas adecuadas: 

Investiga cuáles son los recursos que mejor se adaptan a las necesidades de tu emprendimiento. Esto puede incluir software de gestión de datos, sistemas de análisis y herramientas de visualización. Asegúrate de que estas sean escalables y compatibles con tu Pyme.

3-Establece políticas de datos: 

Define políticas claras para la captura, almacenamiento y uso de datos. Esto incluye aspectos de privacidad, seguridad y cumplimiento normativo. Ten contemplado que todos los empleados estén al tanto de estas políticas y las sigan en su trabajo diario.

4-Comienza con un enfoque piloto: 

Inicia con un enfoque piloto en un área específica de tu emprendimiento. Esto te permitirá probar y ajustar tus estrategias antes de implementarlas en toda la organización. Una vez que obtengas resultados positivos, podrás comenzar con la implementación.

5-Mide y ajusta constantemente: 

Establece métricas para medir el impacto del control de datos en tu empresa. Monitorea regularmente los resultados y realiza ajustes según sea necesario. La gestión de datos es un proceso continuo, y la retroalimentación constante te ayudará a maximizar los beneficios. 

Recuerda que la incorporación de la organización de datos es un proceso gradual y evolutivo. Con el tiempo, a medida que adquieras experiencia y veas los frutos, podrás expandir y refinar tus estrategias para aprovechar al máximo el potencial de tu Pyme. 

Herramientas de gestión de datos que si o si debes utilizar en tu empresa  

Los emprendimientos también pueden beneficiarse de una combinación de herramientas y sistemas que les ayuden a recopilar, almacenar, procesar y analizar datos de manera eficiente. Para que te hagas una idea, aquí hay algunos tipos de software que podrían ser útiles para tu negocio:

• Analítica Web: Si tienes presencia en línea, herramientas como Google Analytics pueden proporcionar información valiosa sobre el comportamiento de los visitantes en tu sitio web.

• Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM): En tu Pyme puedes utilizar sistemas CRM como Salesforce o Zoho CRM para administrar los datos de los clientes y mejorar tus interacciones con ellos.

• Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Un sistema ERP ayuda a integrar diferentes procesos comerciales en una sola plataforma, un ejemplo de ERP es Kame. Además, permiten una visión unificada de la empresa, mejorando la eficiencia y reduciendo la duplicación de datos. 

La elección dependerá de las necesidades específicas de tu Pyme, su industria y el tipo de datos que maneja. Es importante seleccionar las herramientas que se ajusten mejor a tu presupuesto y las que sean más fáciles de implementar. 

Como cierre, es importante recalcar la importancia de la gestión de datos en una empresa. Por eso, si aún no lo pones en acción en tu negocio, este es el momento de hacerlo. ¡Atrévete a probar esta tendencia y ve los resultados! 

¡Nos vemos en una próxima nota con más novedades sobre emprendimiento!