¿Qué son los gastos deducibles en una pyme?

Saber qué son los gastos deducibles puede marcar la diferencia entre una contabilidad ordenada y problemas con el SII. En términos simples, un gasto será aceptado si tiene lógica de negocio —es decir, si contribuye a generar ingresos actuales o futuros—, se relaciona directamente con tu giro y cuenta con respaldo válido. Además, según el régimen tributario, cambia el momento en que se reconoce: en Pro Pyme, al pagarse; en el Régimen General, según la base contable con los ajustes legales correspondientes.

Comprender estos criterios no solo te permite cumplir con la normativa, sino también optimizar la gestión financiera de tu empresa. A continuación, revisamos en detalle qué tipo de gastos puedes deducir, cuáles suelen generar dudas y qué errores evitar para mantener tus declaraciones en regla.

La regla de oro de loss gastos deducibles (en fácil)

Para el SII, un gasto es “necesario” cuando tiene aptitud de generar renta (en el mismo ejercicio o en los próximos) y está vinculado al interés, desarrollo o mantención del giro. Además debe acreditarse fehacientemente (factura/boleta, contrato, medios de pago, etc.).

Traducción práctica:

1. ¿Tiene sentido para mi negocio? (no “caprichos”).
2. ¿Ayuda a vender o operar? hoy o más adelante.
3. ¿Lo puedo probar? con documentos reales y trazables.

Si algo falla en esos tres puntos, es probable que ese gasto no sea deducible.

¿Cuándo se reconoce el gasto? Depende de tu régimen

• Pro Pyme General / Pro Pyme Transparente: el resultado se calcula, como regla general, con ingresos percibidos y gastos pagados. Es un enfoque simple: cuando desembolsas (o extingues la obligación) y tienes respaldo, recién ahí juega como gasto. Además, este régimen contempla beneficios como depreciación instantánea del activo fijo. SII
• Régimen General (Semi Integrado): la RLI se determina siguiendo las normas contables + ajustes tributarios de la LIR (arts. 29 a 33). Aquí entran en juego agregados/deducciones del art. 33.

Si no sabes en qué régimen estás, revísalo: cambia el momento en que un gasto “nace” para fines tributarios.

Gastos normalmente aceptados (con ejemplos)

Ojo: ejemplos ilustrativos. Siempre aplica el triple filtro: giro + aptitud + respaldo.

1. Compras e insumos del giro (materias primas, productos para reventa, servicios subcontratados). Claramente tienen aptitud de generar renta si sostienen tu operación. Respaldo: facturas/boletas del giro, OCs, guías, medios de pago.
2. Arriendos y servicios básicos (oficina, bodega, cowork), si están asociados a tu giro y uso efectivo. Respaldo: contrato, facturas del proveedor, comprobantes.
3. Remuneraciones y honorarios: sueldos, bonos sujetos al contrato, imposiciones de cargo del empleador, y honorarios a terceros por labores efectivas. La Circular 53 detalla que las remuneraciones son deducibles cuando constituyen contraprestación por trabajo.
4. Marketing y promoción: campañas, anuncios, muestras y colocación en el mercado de artículos nuevos fabricados/producidos (regla específica del art. 31, N° 12).
5. Intereses y gastos financieros: si financian actividades con aptitud de generar ingresos, pueden deducirse (se actualizó el N° 1 del inc. 4° para permitirlo de forma más clara).
6. Impuestos ligados a la operación**:** ciertos tributos (no el crédito fiscal IVA) pueden deducirse como gasto si están vinculados al giro. Si no tienes derecho a crédito fiscal por IVA en una compra, el IVA recargado puede ir a gasto.
7. Seguros, comisiones bancarias y cargos por medios de pago: aceptados si respaldan la operación (riesgos, cobros, cajas).
8. Capacitación y desarrollo, cuando guarda relación con la actividad.
9. Depreciación de activo fijo: en Pro Pyme existe depreciación instantánea, útil para acelerar el reconocimiento del gasto en el año.
10. Investigación y desarrollo (I+D) con reglas especiales del art. 31 N° 11 y Ley 20.241 (puede deducirse en el ejercicio o en varios).

Gastos regulados o sensibles (ojo al tratar)

Son gastos que se pueden deducir, pero tienen letra chica o piden un estándar más alto de coherencia y respaldo.

• Supermercados y comercios similares: ya no hay el tope simple de 5 UTA como criterio automático; hoy se analiza caso a caso si el gasto cumple la regla general (giro + aptitud + respaldo). Evita compras “mixtas” sin detallar.
• Gastos “mixtos” (sirven al negocio y al dueño): documenta uso empresarial (ej.: celular, internet, viajes mixtos). Sin trazabilidad, el SII tiende a repararlos.
• Pagos al exterior por intangibles (marcas, patentes, asesorías): existe límite (4% de ingresos por ventas/servicios del giro) cuando hay relación entre partes; además rigen precios de transferencia.
• Autos de pasajeros y combustibles: como regla, no son aceptados (salvo que tu giro sea, p. ej., arriendo/venta de autos o lo autorice resolución fundada). Evita cargar combustible de vehículos de uso personal como “gasto de empresa”.

Gastos rechazados (evítalos)

En simple, son desembolsos que no cumplen los requisitos del art. 31 o están expresamente excluidos; se agregan a la base y pueden gatillar impuestos y sanciones.

Clásicos:

• Multas y sanciones (tributarias, laborales, de tránsito, etc.): en general no son deducibles.
• Gastos personales del dueño/socios o de terceros sin vínculo laboral/prestación real.
• Bienes ajenos al giro (ej.: mejoras en una propiedad del socio que no se usa en la empresa).
• Regalones y lujos sin relación con ventas/operación (p. ej., viajes de recreación sin agenda laboral).
• Vehículos de pasajeros y combustibles (salvo excepciones ya mencionadas).

Si el SII califica algo como gasto rechazado, lo agregarás a tu RLI (y en ciertos casos puede tener otras consecuencias).

Cómo documentar y evitar reparos (checklist)

1. Documento tributario válido (factura/boleta electrónica a nombre de la empresa).
2. Contrato/orden de compra/correo que muestre la necesidad y el vínculo con el giro.
3. Medio de pago trazable (transferencia, tarjeta, cheque).
4. Soportes específicos según gasto:
   • Arriendo: contrato + comprobante mensual.
   • Marketing: campaña, pauta, informe de resultados.
   • Viajes: programa, reuniones, actas, rendición.
   • Autos (si estás exceptuado): bitácora de uso, asignación, póliza.
5. Momento: si eres Pro Pyme, registra al pagar; si eres Régimen General, considera devengo y ajustes.
6. Orden: archiva por mes y por tipo de gasto (pro tip: carpeta “F29” y carpeta “Renta”).

Errores típicos y cómo corregirlos

1. “Si tengo la factura, es deducible”: falso. Revisa giro + aptitud + respaldo. Corrige armando el porqué del gasto y su relación con ventas/operación.
2. Cargar combustible del auto personal: alto riesgo de rechazo. Si no eres excepción, no lo lleves a gasto.
3. Dejar “para después” la orden o contrato: cuando falte el “para qué”, el SII cuestiona la necesidad. Documenta al inicio.
4. Confundir IVA: el crédito fiscal no es gasto; si no tienes derecho a crédito, el IVA recargado puede ser gasto.
5. Pro Pyme registrando devengado: recuerda que, como regla, “gasto pagado” manda. Ajusta tu flujo y calendario.

Casos rápidos por rubro

• Servicios profesionales/consultoría: arriendo de oficina/cowork, software, marketing, sueldos/honorarios, viajes con agenda, capacitación, seguros.
• E-commerce: fletes y logística, embalajes, comisiones de pasarela, marketing, bodega, plataformas.
• Taller/producción: insumos, EPP, arriendo/maquinaria, energía, mantenciones, seguros, depreciación.
• Tecnología/SaaS: nubes/servidores, licencias, marketing de performance, honorarios, I+D (cuando aplique).

FAQs

1) ¿Basta con tener factura para que el gasto sea deducible?

No. Debe relacionarse con tu giro, tener aptitud de generar ingresos y estar respaldado de forma fehaciente.

2) ¿En Pro Pyme cuándo nace el gasto tributario?

Como regla, cuando está pagado (resultado = ingresos percibidos – gastos pagados).

3) ¿Puedo deducir compras de supermercado?

Sí, si demuestras que son necesarias para tu giro y bien documentadas; ya no se aplica el criterio automático de 5 UTA. Se analiza caso a caso.

4) ¿Los autos de pasajeros y el combustible son gasto?

Como regla, no. Solo en giros específicos (p. ej., renta/venta de autos) o con resolución fundada.

5) ¿Las multas son deducibles?

En general no (tributarias, laborales, de tránsito, etc.).

6) ¿El IVA puede ir a gasto?

El crédito fiscal IVA no es gasto; pero si tu compra no da derecho a crédito, el IVA recargado puede deducirse como gasto.

7) ¿Qué pasa si el SII me rechaza un gasto?

Se considera gasto rechazado, se agrega a la base y puede generar impuestos/sanciones según el caso.

Conclusión y próximos pasos

Deducir bien no es “echar todo a gasto”: es alinear negocio, norma y papeles.
Quedémonos con tres ideas:

1. Regla de oro: giro + aptitud para generar ingresos + respaldo fehaciente.
2. Régimen importa: en Pro Pyme manda “gasto pagado”; en Régimen General, devengo + ajustes.
3. Zonas sensibles: autos de pasajeros, supermercados sin detalle, multas y gastos personales. Trátalos con cuidado.

Nota legal: Esta guía es informativa y no constituye asesoría tributaria personalizada.