Balance General: Qué es y cómo hacerlo

El balance general es el estado de una empresa en un determinado momento, generalmente, al finalizar el ciclo fiscal. Muestra sus fortalezas y debilidades, ayuda a tomar decisiones, da confianza a los inversores y cumple con requerimientos fiscales. Conoce qué es este informe, también conocido como balance de contable o de situación, y cómo puedes hacer uno.

¿Qué es un balance general?

¿Has hecho una carta de presentación donde se describe tu trayectoria, estado, fortalezas e incluso las oportunidades de mejora? Pues el balance general es algo muy parecido: una referencia o documento contable que informa la situación financiera de la empresa de forma detallada.

En este informe se presenta la información económica de la compañía hasta una fecha específica, dispuesta ordenadamente y en una estructura estandarizada y apegada a la normativa. El balance general está formado por tres componentes básicos y sus respectivos totales, que reflejan el valor de la organización:

Los activos.

Aquellos elementos que, rápidamente, se pueden convertir en dinero en efectivo para facilitar el flujo de la empresa:

• Activos fijos.
• Activos circulantes.
• Otros activos.

Los pasivos.

El dinero que se debe a otras organizaciones o personas. Están formados por:

• Pasivos corrientes: deudas que se deben pagar en menos de un año.
• Pasivos a largo plazo: deudas a pagar en más de un año.
• Otros pasivos.

El capital o patrimonio

Refleja el capital inicial de la empresa, además de:

• Las utilidades retenidas.
• Las utilidades reinvertidas.
• Las utilidades acumuladas, obtenidas en el periodo pasado.
• Las utilidades en reserva (reserva legal).

Objetivos del balance general

El balance general es muy útil cuando necesitas:

• Solicitar algún tipo de crédito bancario.
• Atraer a un posible inversionista.
• Demostrar tu situación financiera ante clientes y proveedores con quienes buscas hacer negocios.
• Cumplir con las obligaciones fiscales en su ejercicio anual.
• Conocer que tienes, que debes y que te deben.

De manera particular, este estado financiero ayuda a:

• Comparar la situación financiera del negocio con respecto a años anteriores y determinar su crecimiento.
• Conocer la situación económica de la organización durante un período y tomar las decisiones que ayuden al crecimiento y solvencia de tu empresa.
• Conocer el valor y la naturaleza de los activos, pasivos y patrimonios al mismo tiempo que se previenen posibles riesgos de pérdidas.
• Comunicar el estado financiero de la empresa a socios activos y socios potenciales. Cuando los resultados son favorables, el balance general ofrece mayor confianza y certidumbre al negociar.

¿Cómo hacer un balance general paso a paso?

Lo primero es elaborar una base de datos que contenga:

• Nombre de tu empresa.
• Título del ejercicio (balance general).
• Período.

Para estructurar la información y facilitar el análisis:

• Coloca en la columna izquierda los activos, priorizando su liquidez.
• A la derecha, en la columna contigua, registra los pasivos, en función de su exigibilidad.
• En la siguiente, muestra el patrimonio desglosado.

Recopila y registra tus activos

Obtén los montos de los activos circulantes. Recuerda que son aquellos susceptibles de convertirse en efectivo durante un período normal de operaciones del negocio. Incluyen:

• Dinero diario y almacenado en las cuentas bancarias del negocio.
• Cheques diarios no consignados.
• La cantidad a recaudar de los créditos, préstamos a empleados o letras de cambio
• Un compendio de las materias primas almacenadas, producto terminado y en proceso.

Añade la suma de los activos fijos como terrenos, inmuebles, maquinaria y equipos (incluyendo los de cómputo), muebles de oficina, vehículos, moldes y troqueles. El valor dependerá de su precio comercial en el momento actual (considerando la depreciación y el desgaste) o de compra, si son recientes.

Para terminar este apartado, registra los otros activos, como patentes, marcas comerciales o pagos por adelantado.

Luego, suma cada apartado, de forma individual, y al final, obtén el total de tus activos.

Recopila y registra tus pasivos

De la misma forma, compila la información de tus pasivos corrientes, como préstamos y créditos, facturas a proveedores y acreedores, abonos de clientes, sobregiros, impuestos, prestaciones a los empleados y cesantías.

Añade los pasivos a largo plazo como créditos, deudas, letras y demás obligaciones a pagar en más de un año. Registra los otros pasivos (como el pago recibido por anticipado del arrendamiento) y suma los tres apartados, primero de manera individual y, luego, obtén su valor total.

Recopila y registra tu patrimonio

Compendia la inversión inicial, las utilidades y la reserva que por ley debe mantenerse. Regístralos de la misma manera que los anteriores.

Comprueba tu capital

Para asegurar un estado financiero saludable, la suma total de los activos debe ser igual a la suma total de los pasivos + el total del patrimonio.

Si encuentras que la suma de los pasivos supera a la de los activos, es necesario establecer medidas inmediatas. Podría significar una salud financiera desequilibrada o, incluso, estar frente a una quiebra.

¿Qué se debe revisar en un balance general?

Revisar un balance general puede llevar mucho tiempo. No obstante, la información debe ser veraz y confiable. Cuando todo está bien, recuerda que el total de activos es igual a la suma de los pasivos y el patrimonio. Comprueba y verifica a conciencia que todo encaje, con especial atención a los siguientes puntos:

• La omisión o repetición de alguna cantidad o cuenta.
• La anotación de algún pasivo en el haber de activos o viceversa.
• La amortización de los activos.
• Los montos que te falta cobrar o pagar.
• Las deudas que son menores y mayores a un año.
• Los montos del inventario, ya que por su movimiento o tiempo de vida, son bastante dinámicos.
• Los gastos no deducibles como multas y sanciones, así como operaciones vinculadas.
• Las fusiones, liquidaciones de activos o inversión en la empresa.
• Los montos generados con los organismos públicos como el IVA, la seguridad social o las retenciones.
• El impuesto de sociedades considerando las pérdidas acumuladas.

Ya únicamente te falta presentar el informe del balance general. Para esto, no existen reglas establecidas, aunque suele ser buena idea incluir gráficas, estadísticas o cuadros comparativos. Lo importante es que pueda comprenderse con facilidad y sea útil para establecer el rumbo de la organización.

Hacer un balance general no es tan complicado, pero necesitas ser organizado y ordenado. Practica, solicita ayuda si es necesario y ten actualizada tu información, será un punto clave para el crecimiento de tu negocio.