Las personas naturales de segunda categoría como las personas jurídicas tienen la posibilidad dede emitir tanto una factura electrónica como una boleta electrónica, dependiendo del fin de dichos documentos. Si no tienes claro cuál es la diferencia entre ambos, a continuación te dejaremos claro de qué trata cada uno, las obligaciones relacionadas y las divergencias que existen entre ellos.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento de carácter estrictamente comercial que tiene por fin reemplazar la factura física emitida en una transacción. Una factura de este tipo denota una acción ya realizada; es decir, la compraventa de un producto o servicio. Además, forma parte de los llamados DTE (Documentos Tributarios Electrónicos).
Toda factura, tanto electrónica como física, tiene una validez fiscal total dentro de la economía de la cual forma parte. Asimismo, según la información que puedes revisar en la página del SII, toda factura debe contar con lo siguiente.
- Los datos, tanto del comprador como del vendedor. Es decir, nombre completo, razón social, comuna, domicilio, giro, RUT y teléfono de contacto.
- La fecha de emisión de dicha factura.
- La información y los detalles del producto o servicio comercializado.
- Fecha y número de la guía de despacho.
- Las condiciones en la que fue realizada la compraventa; es decir, el medio de pago y relacionados.
- El IVA exacto que se pagó por el producto o servicio comercializado.
Una la boleta electrónica cuenta con todas las características de una factura física, y tiene la misma validez legal. Además, este documento electrónico va dirigido a un intermediario y no al consumidor final. Luego abordaremos en profundidad esta cuestión.
¿Qué es una boleta electrónica?
Una boleta electrónica, al igual que el DTE mencionado en el apartado anterior, es un documento de vigencia legal que va dirigido al consumidor final. Este documento virtual tiene por fin reemplazar a la boleta física y agilizar los procesos de emisión de la misma.
Una de las características de las boletas es que puedes emitirlas en terreno. A la vez, dicha situación requiere que dispongas de un dispositivo electrónico que cree el documento en zonas remotas. En este sentido, la conectividad es un factor esencial para emitir boletas de forma correcta.
Otra de las características preponderantes de esta clase de boletas es que contienen en detalle el pago del IVA, pues el consumidor final, al que va dirigido este documento, es el encargado de pagar este impuesto. Según la información que puedes revisar en el sitio del Servicio de Impuestos Internos, esta boleta virtual debe contener la siguiente información.
- El nombre completo del vendedor o prestador del servicio, la razón social, el RUT, comuna, domicilio, giro o actividad.
- Toda boleta debe emitirse en duplicado. La copia debe ser entregada al cliente, mientras que tú, como vendedor, te quedas con el original.
- Toda boleta electrónica debe ser timbrada por el Servicio de Impuestos Internos (dicho timbre se incorpora de manera automática), aunque no es de carácter obligatorio detallar la naturaleza de los bienes comercializados.
- Sí o sí, toda boleta debe contener las cantidades consignadas por concepto de IVA.
Una de las principales ventajas de estas boletas es que no deben ser remitidas al Servicio de Impuestos Internos. Además, al igual que la factura electrónica, esta boleta virtual forma parte del paquete de Documentos Tributarios Electrónicos o DTE. Tú, como profesional independiente, tienes la posibilidad de emitir tanto boletas como facturas desde el sitio web del SII con agilidad y premura, así como guías de despacho y notas de crédito.
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¿Cuál es la obligación al ser emisor?
Aparte de los beneficios que conllevan estos documentos legales, es necesario que sepas que, al emitir cualquiera de los anteriores, debes cumplir con ciertas obligaciones.
- Primero que todo, tienes que saber que, cuando comienzas a emitir boletas electrónicas, te comprometes a conservar en buen estado y archivar todas las boletas emitidas. Debes hacerlo en formato XML.
- Asimismo, es necesario que mantengas actualizado el llamado Libro de Boletas Electrónicas en el formato requerido por el SII. Este libro debe contener todas las boletas remitidas en los últimos tres meses, contando desde el momento en que el SII lo solicita.
- Con respecto a las prestaciones periódicas, es preponderante que las boletas tengan carácter nominativo y que identifiquen al receptor. Es de suma importancia que conserves los datos de los receptores para evitar problemas posteriores.
- En última instancia, es fundamental que sepas que, al emitir boletas de esta clase, debes enviar periódicamente al Servicio de Impuestos Internos (SII) el Consumo de Folios .
¿Cuál es la diferencia entre boleta y factura?
La diferencia fundamental entre boleta y factura electrónica radica en un punto fundamental: esta última va dirigida a un intermediario, mientras que la primera va dirigida al consumidor final. Esa diferencia se traduce en la información que contiene cada uno de estos documentos. Sin ir más lejos, en la boleta electrónica no es necesario que aparezca en detalle la información del comprador.
Las facturas electrónicas , por otra parte, deben contener tanto los datos del vendedor como del comprador. Este último solo es un intermediario, y la ley no lo considera como consumidor final.
¿Qué beneficios trae para la contabilidad el uso de boleta y factura electrónica?
El primer beneficio, que se encuentra ligado a las obligaciones del emisor, es una organización detallada de las boletas y facturas emitidas
. Con esta acción te aseguras de que los pagos de contribuciones serán llevados a cabo por tu contador de forma pertinente.
Otro beneficio es la mejora de los procesos de documentación, y, por ende, de la logística interna de tu empresa. En las páginas del SII quedan archivadas todas las boletas y facturas de forma ordenada y por periodo, por lo que podrás acudir a ellas cuando quieras.
Asimismo, podrás enviar boletas y facturas directamente a tus clientes sin necesidad de reunirte con ellos ni de tener un documento físico. Esto optimiza la acción, y respalda la acreditación de la compra-venta efectiva.
Como prestador de servicios o vendedor de algún producto en específico, ahora estás al tanto de la naturaleza de ambos documentos, de cuáles son tus obligaciones como emisor y de las diferencias existentes entre estos. Así podrás tomar mejores decisiones y emitir de forma correcta el documento que requieras, sea una boleta o factura electrónica.