¿Cuáles son los principales libros contables para empresas y pymes?

Los libros contables son herramientas más que necesarias para llevar un control exhaustivo de los movimientos tanto internos como externos de tu empresa. En estos se registran todos los ingresos (entradas) y egresos (salidas) de dinero. En este artículo veremos cuáles son los libros contables de una empresa y cómo se llevan de forma correcta para que puedas tener un adecuado control de la contabilidad de tu negocio.

¿Cuáles son los libros contables de una empresa?

Los libros de una empresa son varios y cada uno refleja una determinada situación financiera y económica de la empresa. Estos se actualizan de manera periódica para que coincidan con los ejercicios de contabilidad. Los libros que existen son los siguientes.

Libro diario

En este libro se anotan de forma cronológica todas las transacciones del día de la organización. Se apuntan los montos, la hora y la fecha de la transacción.

Libro de inventario y cuenta anuales

Ha de contener el balance inicial, los balances de sumas para verificar la evolución de la empresa de manera trimestral, el inventario de cierre y las cuentas anuales.

Libro mayor

Se trata de un libro fundamental para llevar en orden y de manera transparente la contabilidad de tu empresa. En este se registran todos los movimientos diarios de la empresa agrupados por categorías. Permite ver de manera clara las entradas y salidas de cada cuenta.

Debe figurar el haber, el debe y el saldo de la cuenta específica. Asimismo, se controlan los cargos y abonos registrados de las operaciones y se ordena la información sobre obligaciones y bienes de la empresa.

Libro de inventarios y balances

Este es un libro obligatorio para todas las empresas que llevan a cabo una actividad económica. Muestra los activos fijos de la mercancía de la empresa y todo lo relacionado con deudores y acreedores. En resumen, contiene los pasivos, los activos, el patrimonio de la organización y detalles de los bienes y las deudas.

Al ser obligatorio, no contar con uno o llevarlo de manera diferente a como estipula el Servicio de Impuestos Internos puede significar multas para tu empresa. Estas pueden ir desde 1 UTM mensual hasta 1 UTM anual, según el Código Tributario en su artículo 97.

Libro de honorarios

Como indica su nombre, en este libro se anotan todos los honorarios y las retenciones impositivas de estos. En el año 2022, estas imposiciones corresponden al 11,5 %, aunque es muy posible que suban en el próximo periodo. En este sentido, una ley aprobada en el año 2020 decreta que estas deben llegar al 17 % en el año 2028, por lo que has de estar atento para no tener problemas.

¿Qué hay de los libros auxiliares?

Además de los mencionados en el apartado anterior, existen algunos libros auxiliares. Estos tienen una función complementaria, pero de igual manera has de tenerlos y actualizarlos de manera periódica.

Libro de compras y ventas

Es un libro obligatorio tanto para personas jurídicas como naturales que se ven afectas al IVA. Aquí se registran de modo cronológico las compras y ventas generales de la empresa. Ha de ser timbrado por el SII.

Libro auxiliar de inventarios y mercancías

En este archivo se documentan las entradas y salidas en el inventario, tanto en zonas de venta como en los sectores de guardado y almacenes.

Libro de fondo de unidades tributarias

Este libro es obligatorio para los contribuyentes que declaren rentas de primera categoría en contabilidad completa, es decir, en el balance general de la empresa. Registra la historia de las utilidades, tanto tributables como no tributables, así como la renta líquida imponible, los retiros y la distribución de dividendos y participaciones.

Libro de ingresos y egresos

Si tu empresa lleva contabilidad simplificada, no estás obligado a tener el libro de compras y ventas, por lo que controlarás este aspecto mediante el libro de ingresos y egresos. Por otro lado, las empresas que llevan contabilidad completa no están autorizadas a llevar este libro.

¿Qué libros deben llevar los pequeños contribuyentes?

Una pyme, según el régimen en el cual se encuentra inscrita, no está obligada a cumplimentar los mismos libros contables que las grandes empresas. La razón es simple: el Estado les proporciona ciertos beneficios tributarios para facilitar su desarrollo. Entre los libros principales que deben llevar los pequeños contribuyentes, puedes encontrar:

• Libro de ingresos y egresos diario. Cuando las pymes están sometidas al sistema de pagos provisionales con base en los ingresos brutos, están obligadas a tener este libro.
• Libro de remuneraciones. Si tu empresa tiene más de 5 trabajadores, entonces estás obligado por ley a llevar al día este libro. Tal como indica su nombre, aquí se registran todas las remuneraciones a los trabajadores. Debe ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.

¿Cómo llevar los libros contables de forma correcta?

A continuación, te dejamos tres consejos fundamentales para que no tengas problema alguno al manejar los libros contables de tu empresa.

Mantén la información en orden

El orden es imprescindible para mantener en orden las cuentas de tu empresa, es decir, los facturas, los inventarios, los recibos bancarios…. En este sentido, todos los datos deben estar actualizados y categorizados. Te recomendamos que automatices los procesos en planillas de Excel y sistemas similares.

Contrata un contador

Siempre es recomendable contar con la asesoría de un profesional en contabilidad. Esta es una inversión que te evitará problemas, ya que rellenar los libros de forma equivocada puede acarrearte multas y deudas. Además, un contador puede mejorar el control de flujos de caja y ayudar en la toma de decisiones contables.

Moderniza tu gestión

Utiliza las nuevas tecnologías para mantener en orden la contabilidad de tu empresa. Además, de este modo ahorrarás recursos en gestión, tiempo de cálculos, llenado de libros y cuestiones relacionadas. A la vez, tendrás acceso a todo el flujo de datos.

Esto es todo lo que has de saber en relación con los libros contables. Te recomendamos que tengas en cuenta esta información para llevar de forma correcta la contabilidad de tu empresa.