Cuando comencé en el camino del emprendimiento mi primera complicación fue considerar el arriendo de una oficina por los costos que implica. por eso busque una alternativa y decidí contratar una oficina virtual.
Tan solo pensar en el pago de un arriendo, la garantía, la comisión del corredor de propiedades, el mobiliario, internet, telefonía, etc., etc. ya me suponían un dolor de cabeza, ya que son un gran costo al momento de iniciar una empresa.
¿En qué consiste?
Son empresas que cuentan con una oficina física y tienen el soporte que necesitamos al comienzo de nuestros negocios.
A que me refiero
Que tienen espacios para trabajar, cuentan con salas de reuniones, oficinas para atender clientes, entre muchos otros beneficios. Y lo mejor, son direcciones validas antes los organismos correspondientes, en Chile El Servicio de Impuestos Internos y la Municipalidad que otorga la Patente Comercial.
Uno de los puntos mas importantes es que el costo del arriendo de una oficina virtual es muchísimo y déjame destacar esto… MUCHISIMO menor que arrendar una oficina propia.
Bueno en ese camino coticé varias alternativas y me di cuenta de 5 factores importantes que debes chequear antes de contratar ese servicio, por tu bien y por el de tus clientes.
Los detallo a continuación:
1. Cercanía al Metro o Cercana a la Locomoción Colectiva:
Buscando y cotizando diferentes alternativas me encontré con varias oficinas virtuales que tenían poca cercanía a la locomoción colectiva.
Eso me obligaba a caminar varias cuadras para llegar a ellas, entonces pensé, cuando invite a un cliente a reunión. ¿Tendrá que pasar por esta misma situación?
Prefiero contar con una oficina que se encuentre cercana al metro y tenga buena conexión colectiva, así no obligo a mis clientes o proveedores con los que me quiera reunir a caminar infinidad de cuadras para llegar.
De esa forma me anoto puntos positivos con ellos.
2. Los Espacios para Reuniones
Un aspecto importante es que una oficina virtual tenga espacios comunes que podamos utilizar cuando lo necesitemos. Por ello conocer sus espacios mediante fotografías o una visita a las oficinas agrega valor.
Debemos tener claro la capacidad que tiene en sus salas, ya que hay oficinas que solo disponen de salas para 4 personas, por lo que es un aspecto clave a tener en cuenta.
Para no tener que buscar otro lugar si necesito una reunión con mas asistentes.
3. Que Atiendan a tus Clientes como tu los Atenderías
El servicio es importante, da lo mismo que sea un valor menor o mayor, pero lo que todos esperamos es tener calidad y calidez en la atención.
Si la dirección de nuestra oficina virtual figura en la web de nuestra empresa, nuestras tarjetas, nuestras facturas, etc.
Cualquier día podría llegar una persona, posible cliente, cliente, proveedor, etc. a preguntar por nuestra empresa o por nosotros, por tanto, es indispensable que quien atiendan estas visitas atiendan con la misma importancia que nosotros le daríamos a quien quiera que pregunte por nosotros. Ese es un aspecto para no perder de vista.
4. Que cuente con Patente Comercial Definitiva
No se imaginan la cantidad de personas que llegan a Lofwork indicando que estaban en una oficina virtual y esta desapareció de un momento a otro, con todos los inconvenientes de tiempo, dinero, malos ratos que eso genera.
Para que una empresa pueda funcionar como oficina virtual de forma permanente debe contar con una Patente Definitiva (una patente provisoria es un permiso de funcionamiento solo por un año) por tanto si la empresa donde quieres contratar servicio no cuenta con esta patente definitiva podrías quedarte sin oficina virtual en cualquier minuto.
Eso sin duda es un riesgo, ya que nos obligaría eventualmente a hacer los cambios de domicilio correspondientes, solicitar fiscalizaciones al SII , incurriendo en mayores gastos de tiempo y dinero que a nadie le gusta sufrir.
5. Asesoría Permanente
Si tienes cualquier duda respecto a temas asociados al Servicio de Impuestos Internos, legales, de Contabilidad o lo que sea relacionado al emprendimiento querrás contar con una empresa que te asesore ante las dudas que puedas tener.
A veces el buscar un contador en un lugar, un abogado en otro, y así sucesivamente te aumenta costos y resta eficiencia. Por eso si una oficina virtual además cuenta con todo el soporte administrativo que nuestra empresa necesita sin duda es para colocar un dedo para arriba y mejor nota frente al resto.
Todos esos puntos son importantes, si quieres cotizar nuestro servicio de oficina virtual, solo haz clic en el siguiente botón.